Algemeen
SBO Automation (www.SBOuitslagen.nl) biedt organisaties 2 zaken aan:

  1. de infratructuur via internet om in te schrijven, nieuwsbrieven te verzenden en uitslagen te publiceren
  2. de programmatuur om op de eigen PC's (al dan niet in een netwerk) alle werkzaamheden uit te voeren welke behoren bij het organiseren van evenementen.
Bovengenoemde zaken zijn integraal in het aangeboden systeem opgenomen.
Daarnaast wordt voor opleiding en begeleiding gezorgd welke moet garanderen dat gebruikers zonder problemen met het systeem kunnen werken.
Het systeem onderscheidt zich t.o.v. andere gekwalificeerde systemen door De programmatuur die aan organisaties ter beschikking gesteld kan worden bestaat uit een aantal modules en is ontwikkeld in MS-Access2000. De programmatuur is te gebruiken voor verschillende soorten evenementen. Alhoewel de nadruk ligt op het voorzien in alle gewenste functionaliteit m.b.t. loop-evenementen, is de programmatuur ook met succes gebruikt bij de organisatie van fiets- en skeelerevenementen, alsmede ATB-wedstrijden.

Naar wij hopen zal men aan de hand van de korte per onderwerp gerubriceerde beschrijving een indruk kunnen krijgen in welke mogelijke behoeften de programmatuur voorziet.
Duidelijk moet echter worden dat datgene wat geboden wordt het karakter heeft van een geïntegreerde oplossing. Dit blijkt vooral uit de structuur waarbij in beginsel de basisgegevens van een deelnemer slechts 1 maal in de database worden vastgelegd. Door hier vervolgens inschrijvingen en uitslagen aan te koppelen ontstaat een voor organisaties en deelnemers waardevolle informatiebron. SBO Automation zorgt er echter voor dat de gegevens niet tegen de wil van deelnemers gebruikt kunnen worden.
Bij Tarieven (Tarieven) treft men een indicatie aan van de kosten die met het gebruik van de programmatuur gemoeid zijn.
De tarieven zijn gebaseerd op het feit dat SBO Automation organisaties ondersteunt en begeleidt m.b.t. het gehele proces van informatieverwerking (waarvan de belangrijkste elementen hierna worden genoemd). Bovendien is in het tarief het aanbieden van de internetinfrastructuur begrepen. Organisaties worden alle faciliteiten geboden om voor hun evenement via internet in te schrijven, inschrijvingen te controleren en uitslagen te publiceren.

Running- of basisbestand
Het basisbestand (incl. de hieraan gekoppelde inschrijvingen van allerlei evenementen) is een actueel “runningbestand”.
De door een organisatie ingebrachte gegevens worden opgeslagen in een relationele database. Daarbij worden inschrijvingen gekoppeld aan stamgegevens in het basisbestand. Aan 1 record in het basisbestand kunnen inschrijvingen voor verschillende evenementen van meerdere organisaties gekoppeld zijn. Iedere record in het basisbestand wordt door de betreffende organisatie gecontroleerd op juistheid en volledigheid wanneer daar een inschrijving aan wordt gekoppeld. Zonodig wordt het record in het basisbestand gecorrigeerd.
Uitgaande van de aan basisrecords gerelateerde inschrijvingen zijn organisaties gerechtigd de door hen gecontroleerde basisrecords te gebruiken voor functies waarvoor zij in de programmatuur zijn geautoriseerd. De gegevens van deelnemers kunnun door een organisatie in beginsel alleen voor het eigen evenement gebruikt worden.

Voor mailing doeleinden mag een organisatie alleen die records uit het basisbestand gebruiken waaraan inschrijvingen hangen die door de organisatie van het evenement zijn ingebracht. Wil men in de mailing basisrecords betrekken waaraan geen inschrijving van de betreffende organisatie is gekoppeld, dan zal hiervoor schriftelijk toestemming gevraagd moeten worden aan SBO Automation. Zij zal op haar beurt die organisaties benaderen waarvan basisrecords gebruikt worden en een coördinerende rol qua uitvoering en vergoeding voor het beschikbaar stellen van de informatie vervullen.
Het is natuurlijk ook mogelijk dat organisaties in onderling overleg besluiten gegevens van elkaar te gebruiken. In dat geval is het voldoende dat betrokken partijen SBO Automation schriftelijk van dit besluit op de hoogte stellen.

Het is een organisatie niet toegestaan basisgegevens aan derden of sponsoren te verkopen (al dan niet via een sponsorkontrakt) of ter beschikking te stellen zonder SBO Automation hierin te betrekken.
De reden hiervoor is dat SBO Automation al het mogelijke doet om de persoonlijke gegevens te beschermen. Zo wordt uit dien hoofde zorgvuldig omgesprongen met het vermelden van data op de internetsite.
Het feit dat conform de geschetste filosofie basisgegevens voor meerdere evenementen van verschillende organisaties gebruikt worden, impliceert dat door deelnemers veelal geen andere conclusie getrokken wordt dan dat SBO Automation de gegevens zonder toestemming (na-inschrijving) met commerciële bedoelingen ter beschikking heeft gesteld en aldus gehandeld heeft in strijd met de wet op de privacy. Het doel van deze bepaling is te voorkomen dat de integriteit van SBO Automation in twijfel getrokken wordt.

Het wordt SBO Automation door de contractpartner toegestaan

Vanuit een in de applicatie geselecteerd basisrecord kan men een overzicht op het scherm oproepen met alle uitslagen van de geselecteerde persoon betreffende die evenementen waar SBO Automation bij betrokken is geweest..

Voor-inschrijven (wedstrijd, trimloop)
Structuur programmatuur.
Het proces van het inbrengen van deelnemers aan een evenement dient te gebeuren met in achtneming van de volgende filosofie:

Bij het vastleggen van de inschrijvingen dient de betalingswijze te worden opgegeven. Op basis van de betalingswijze "Incasso" kan er een incassobestand worden aangemaakt. (Incasso inschrijfgelden (bank/giro)) Geeft men een Creditcardmaatschappij op dan kunnen voor de betreffende maatschappij bestanden worden aangemaakt (lay-out verschilt per maatschappij) op basis waarvan het verschuldigde inschrijfgeld wordt geïncasseerd.

Als specifieke functies voor het inschrijven kunnen genoemd worden:
  1. invoeren, wijzigen deelnemers wedstrijd / prestatieloop conform standaard structuur met
    • het toevoegen, wijzigen en verwijderen van verenigingen in de daarvoor bestemde tabel en vervolgens het koppelen van de inschrijving aan de geselecteerde vereniging;
    • diverse mogelijkheden voor het benaderen van de inschrijvingen van ingebrachte deelnemers. De primaire ingang is via het basisbestand door de naam van de deelnemer op te geven. Men kan ook via de eigen chipcode van de deelnemer het record uit het basisbestand selecteren. Bij het wijzigen van de inschrijvingen klikt men door om uit de lijst met gepresenteerde inschrijvingen behorende bij de geselecteerde deelnemer het juiste inschrijvingsrecord te benaderen. Het is bovendien mogelijk om via het formuliernummer, het startnummer of het internet basisnummer een inschrijvingsrecord op te vragen;
    • gebruik van het basisbestand en het postcodeboek om de stamgegevens van deelnemers zo uniform en correct mogelijk vast te leggen en te gebruiken;
    • automatische toekenning wedstrijdcategorie op basis van geboortedatum, evenement en geslacht;
    • de mogelijkheid een kortingsregeling op het inschrijfgeld toe te passen. Bijv. voor leden van een bepaalde vereniging; het inleveren van een bon die in kranten of bladen is afgedrukt ed.
    • de mogelijkheid een inschrijving te koppelen aan een bepaald hotelarrangement
    • de mogelijkheid verschillende wijzen van betaling op te geven;
    • automatische berekening inschrijfgeld rekening houdend met de categorie, eventueel bestelde T-shirts, video's, foto's, gehuurde / gekochte of eigen chip, hotelarrangement, kortingsregeling etc.;
    • controle van het land a.d.h.v. een landcode-tabel;
  2. invoeren, wijzigen deelnemers wedstrijd / prestatieloop via internet waarbij
    • de inschrijvingen die via internet binnenkomen gecontroleerd en toegevoegd moeten worden aan de tabellen die tot de standaard structuur behoren.
    • voor het inschrijven via internet wordt gebruik gemaakt van de site van SBO Automation (www.SBOuitslagen.nl). Op deze site kan men zich inschrijven, mutaties doorgeven en tevens zien voor welke evenementen men ingeschreven staat. Aanbevolen wordt mutaties door te geven aan het in de bevestiging opgenomen e-mailadres.
  3. printen van etiketten t.b.v. het versturen (of afhalen) van startnummers (al dan niet inclusief chips). Daarbij wordt gebruik gemaakt van een speciaal aangemaakt bestand aan de hand waarvan via Excel en Word etiketten geprint kunnen worden.

Inschrijven businessloop
Voor de businessloop is een apart formulier ontwikkeld door middel waarvan deelnemers versneld en gebruik makend van een kopieerfunctie kunnen worden ingebracht in een speciale tabel.
Daarbij heeft men de mogelijkheid

Vervolgens worden de records in deze tabel in een batch-proces omgezet naar records volgens de standaard structuur in het "runningbestand", de tabel met inschrijvingen en de hieraan gekoppelde tabel met deelnemende bedrijven.

Natuurlijk kunnen deelnemers aan de businessloop ook direct volgens de standaard structuur worden ingebracht.
Ook dan heeft men de mogelijkheid Voor het opmaken van de juiste uitslagen van de businessloop - waarbij onderscheid gemaakt kan worden in diverse categorieën (wedstrijd herenteams, wedstrijd damesteams en recreatieve teams) - is het nodig een teamsnummer toe te kennen. Hiervoor is een functie ontwikkeld. Het teamnummer is in eerste instantie afgeleid van het startnummer. Mocht echter blijken dat men deelnemer een ander startnummer moet toekennen, dan kan door het teamnummer handmatig toe te kennen, de samenstelling van een team in tact gelaten worden.

Na-inschrijven
Na-inschrijvingen bij evenementen kunnen op 2 verschillende manieren worden verwerkt.

Methode 1.
T.b.v. het inbrengen van na-inschrijvingen is een versnelde procedure ontworpen. Versneld, omdat een aantal parameters die bij voorinschrijvingen gekozen c.q aangeklikt kunnen worden nu veelal vaststaan. (evenement, huurchip, koppeling met chip o.b.v. startnummer etc.).
Het principe dat eerst een persoon in het basisbestand geselecteerd moet worden blijft echter onverkort gehandhaafd.
Het verschil met het behandelen van voorinschrijvingen komt vooral naar voren wanneer de deelnemer niet in het basisbestand gevonden kan worden. Bij het behandelen van een voorinschrijving wordt (omdat volledige gegevens beschikbaar zijn) de nieuwe deelnemer eerst in het basisbestand opgevoerd, waarna een inschrijving wordt vastgelegd die verwijst naar de zojuist in het basisbestand opgevoerde deelnemer.
Bij de nainschrijving worden alle gegevens (incl. de persoonsgegevens van de nieuwe deelnemer) in 1 keer geregistreerd waarna later in een batch-proces de gegevens volgens de juiste structuur in de database worden vastgelegd. De gekozen werkwijze voor de nainschrijving vertoont grote overeenkomsten met het inbrengen van deelnemers aan de businessloop.

Het voordeel van deze methode is dat gegevens uit het runningbestand kunnen worden overgenomen en gebruik gemaakt kan worden van het Postcodeboek. Zeker bij het verwerken van na-inschrijvingen - waar men vaak geconfronteerd wordt met slecht leesbare formulieren - is dit een voordeel. Een nadeel van deze werkwijze is dat degenen die de na-inschrijvingen inbrengen enige affiniteit met het werken met een Access-applicatie moeten hebben. Een introductie van een uur in het werken met de applicatie is dan ook zondermeer aan te bevelen. Om de applicatie te kunnen draaien is een zwaardere PC noodzakelijk dan in geval van methode 2.

Methode 2.
In Excel is een alternatief ontwikkeld door middel waarvan in een spreadsheet de gegevens kunnen worden vastgelegd. Het spreadsheet dient in Access te worden ingelezen. Vervolgens worden in een batch-proces - conform methode 1 - de gegevens in de database volgens de juiste structuur vastgelegd. De voordelen van deze methode zijn dat voor het vastleggen van de gegevens in Excel men nauwelijks geïnstrueerd hoeft te worden. Verder kan het inbrengen van de na-inschrijvingen op eenvoudige PC's gebeuren. Een nadeel is dat er geen gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheden die een database biedt. Dit betekent dat alle gegevens op basis van de formulieren ingetoetst moeten worden. Er kunnen geen gegevens worden overgenomen uit het "runningbestand" en adressen kunnen niet worden gekopieerd uit het Postcodeboek. Aan het kopiëren van een adres - zoals dat bij methode 1 wel gebeurt - gaat een controle vooraf. Op basis van de opgegeven postcode wordt vastgesteld of het adres klopt met het op het formulier van de na-inschrijving opgegeven adres. Methode 1 biedt de mogelijkheid de juiste postcode op te zoeken en het adres (volgens de NEN-normering) over te nemen. Bij methode 2 wordt aan de hand van de opgegeven postcode in het batch-proces weliswaar het bijbehorende adres uit het Postcodeboek overgenomen, doch een controle of het opgegeven adres behoort bij de opgegeven postcode blijft achterwege. Is er geen postcode opgegeven dan wordt het in het spreadsheet vastgelegde adres aangehouden.
Uit kostenoverwegingen wordt door organisaties toch vaak voor methode 2 gekozen. Methode 1 levert weliswaar kwalitatief betere gegevens op, doch daar staat tegenover dat het inbrengen van de na-inschrijvingen bij gebruik van methode 2 iets vlugger gaat.

Nadat de inschrijvingen definitief in de database zijn opgeslagen kan een specificatie van het aantal na-inschrijvingen worden gemaakt inclusief het inschrijfgeld dat in zijn totaliteit m.b.t. de na-inschrijvingen ontvangen zou moeten zijn.
Indien er met chips gewerkt wordt is het bovendien mogelijk om te bepalen welke chipcodes wel door ChampionChip geregistreerd zijn, doch waarvan een inschrijving ontbreekt. Hieraan kunnen verschillende oorzaken ten grondslag liggen. Zo kan een chipcode verkeerd zijn ingebracht. Kijken we naar de na-inschrijvingen, dan kan eenvoudig vastgesteld worden of alle na-inschrijvingen wel zijn ingebracht. De in de programmatuur opgenomen functionaliteit biedt derhalve mogelijkheden om vast te stellen of de financiële stromen m.b.t. inschrijfgelden geen onrechtmatigheden vertonen.

Inschrijven via internet
Middels een module voor het publiceren en verwerken van internetinschrijvingen kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om via internet (linken met www.SBOuitslagen.nl) in te schrijven. Inschrijven kan men in de volgende talen: nederlands, duits, frans, engels en spaans.
Bij het inschrijven via internet krijgt de deelnemer per omgaande automatisch een emailbericht in de geselecteerde taal waarin staat dat de inschrijving is ontvangen (email notification). Omdat niet alle opgegeven emailadressen correct zijn wordt daarenboven aan deelnemers de mogelijkheid geboden via de site van SBO Automation te controleren voor welke evenementen (die nog moeten plaatsvinden) er is ingeschreven. (Zie Controle internetinschrijvingen )
Wil een organisatie met een site voor een specifiek evenement op haar site een deelnemer in de gelegenheid stellen te controleren of hij/zij voor dat evenement heeft ingeschreven, dan zal de organisatie haar site dusdanig moeten aanpassen dat de opgehaalde (gelinkte) data op basis van de code van het evenement wordt gefilterd.

Voor het verwerken van de internetinschrijvingen is een procedure ontwikkeld waarbij

Bij het uitvoeren van de procedure vinden diverse controles plaats die de integriteit van de te verwerken gegevens moet garanderen.

Controle internetinschrijvingen
Inschrijvingen die via internet ontvangen worden dienen - ondanks het feit dat zoveel mogelijk wordt geprobeerd deelnemers de juiste waarden te laten invullen - gecontroleerd te worden. Ook het redigeren van namen en adressen - gebruik makend van het postcodeboek - is wenselijk. Zo kan het voorkomen dat een deelnemer alle gegevens in hoofdletters vastlegd. Uitslagenlijsten waar een gedeelte van de namen en plaatsnamen in hoofdletters luiden zijn niet fraai. In het controleproces kan men de gewenste notatie opgeven.
Voorts dient in dit controleproces o.b.v. de opgegeven geboortedatum, het geslacht en het evenement de werkelijke categorie bepaald te worden. A.d.h.v. een eventueel opgegeven vereniging dient een relatie gelegd te worden naar de tabel met KNAU-verenigingen. Het zal niet de eerste keer zijn dat een deelnemer opgeeft lid te zijn van een locale sportvereniging en tevens kenbaar maakt te willen starten in de voor KNAU-leden voorbehouden wedstrijd. In het controleproces kan dit systematisch gecontroleerd en gecorrigeerd worden.
Het controleren van de rekeninggegevens van de deelnemer maakt eveneens deel uit van het controleproces.
Nadat de internetinschrijvingen zijn gecontroleerd worden ze toegevoegd aan de database. Op dat moment kunnen ze via een speciale functie worden afgeboekt uit het werkbestand met ontvangen internetinschrijvingen die nog in de centrale database moeten worden opgenomen.

Gebruik postcodeboek
Op schermen waar adresgegevens moeten worden ingevoerd bestaat de mogelijkheid om o.b.v. een opgegeven postcode het adres te laten opzoeken in de Postcodedatabase die in de applicatie is opgenomen. Door simpel op het adres in het gepresenteerde record uit de Postcodedatabase te klikken worden de gegevens automatisch in het scherm waar de adresgegevens gevuld moeten worden opgenomen. Wanneer niet de juiste postcode door een deelnemer is opgegeven bestaat de mogelijkheid om op straatnaam het juiste adres en de bijhorende postcode op te zoeken.

Incasso inschrijfgelden (bank/giro)
In de module m.b.t. het incasseren van inschrijfgelden zijn ondermeer de volgende functies opgenomen:

  1. Aanmaken van een rapport met foutieve bankrekeningnummers welke gehanteerd worden om een incassobestand aan te maken (Elfproef bankrekeningnummers bepaald evenement)
  2. Aanmaken van een Clieop03-bestand t.b.v. het incasseren van verschuldigde inschrijfgelden
  3. Uitvoeren van een controle of er niet zowel een bank- als een girorekeningnummer is ingevuld
  4. Aanmaken van een bestand voor de creditcardmaatschappij American Express indien de betalingswijze gelijk aan "AMEX" is
  5. Aanmaken van een bestand voor de creditcardmaatschappij VISA indien de betalingswijze gelijk aan "VISA" is
  6. Aanmaken van een bestand voor de creditcardmaatschappij Eurocard/mastercard indien de betalingswijze gelijk aan "Euro-Master" is.
  7. Afboeken van storneringen
  8. Geven van inzicht in de geïncasseerde / nog te incasseren bedragen
Op het moment dat er een incassorecord voor een deelnemer wordt aangemaakt, wordt Wanneer gegevens worden gewijzigd kan dit gevolgen hebben voor het verschuldigde inschrijfgeld. Het nog te incasseren bedrag wordt automatisch aangepast en zal - in geval van een positieve waarde - tot gevolg hebben dat bij het aanmaken van nieuwe incassobestanden voor het nog te incasseren bedrag een record wordt aangemaakt.
In het inschrijvingsrecord van een deelnemer is de historie m.b.t. aangemaakte incassorecords, geïncasseerde bedragen en storneringen zichtbaar.

Per evenement kan een overzicht worden opgevraagd waaruit de stand van zaken blijkt.
Event Aantal Betalingswijze Som Bedrag Som Geincasseerd Som Nog-te-incasseren
AMA02 10 Amex 489,00 379,00 110,00
AMA02 92 Euro-Master 4.387,50 3.040,50 1.247,00
AMA02 9 Geen 0,00 0,00 45,00
AMA02 42 Gratis 0,00 0,00 0,00
AMA02 329 Incasso 8.487,50 8.368,50 81,00
AMA02 4 Storno 116,00 0,00 116,00
AMA02 161 Visa 7.441,00 5.981,00 1.218,50

Toekennen startnummers
Startnummers dienen per categorie te worden toegekend. De organisatie van een evenement bepaalt welke categorieën worden onderkend.
Voor het toekennen van startnummers is doelbewust gekozen voor een semi-automatische procedure. D.w.z. dat niet middels 1 druk op de knop de startnummers voor een bepaalde categorie worden toegekend.
Er zijn 2 belangrijke redenen om het proces gecontroleerd uit te voeren:


Bij het toekennen van startnummers kan rekening gehouden worden met een zgn. Plancode. Deelnemers geven daarmee hun verwachte te realiseren tijd op. Bij het toekennen van startnummers kunnen op basis van de Plancode groepen geformeerd worden die overeenkomen met startvakken of starttijden. Bij massale evenementen kan aldus geprobeerd worden een maximale doorstroming te bewerkstelligen.
In het proces van het toekennen van startnummers wordt tevens rekening gehouden met het feit of deelnemers al dan niet een eigen chip hebben. Door dit te doen bereikt men dat bij het verzendklaar maken van startnummers en chips - indien deze worden toegestuurd - dan wel bij het voorbereiden van de af te halen startnummers en chips minder fouten gemaakt zullen worden.

Als onderdeel van het proces kan men een speciale functie activeren door middel waarvan men snel inzicht krijgt in de toegekende startnummers in een bepaalde categorie.

Gebruik bestand met eigen chips (bron ChampionChip)
Periodiek wordt van ChampionChip een bestand ontvangen waarin de lopers staan die een eigen chip hebben gekocht. Bij het inschrijven middels een formulier worden soms onvolledige chipcodes opgegeven (bijv. 12345 i.p.v. CE12345). In dat geval is het handig wanneer de juiste code in een bestand kan worden opgezocht. Bij het inschrijven via internet speelt dit probleem veel minder omdat daar direct gecontroleerd wordt of er een chipcode bestaande uit 7 posities wordt ingevuld indien is ingesteld dat bij het betreffende evenement en voor de opgegeven categorie met een chip gelopen wordt.

Versturen van e-mail aan (potentiële) deelnemers (bulkmail)
Middels een speciale module kunnen op naam gestelde emailberichten worden vervaardigd die aan een flexibel te definiëren verzameling deelnemers aan één of meerdere evenementen via de server van SBO Automation verzonden kunnen worden. De infrastructuur die wordt aangeboden is dusdanig dat er geen beperking geldt t.a.v. het aantal geadresseerden alsmede de frequentie waarmee berichten (nieuwsbrieven) worden verstuurd.
In het emailbericht kunnen ook bijlagen worden opgenomen. Genoemde faciliteit is daarom ook uitermate geschikt om - bijv. als extra service aan deelnemende bedrijven aan de businessloop - uitslagen te mailen.

Een andere toepassing zou kunnen zijn deelnemers aan eerdere edities van een evenement een bericht te sturen op het moment dat zij voor de komende editie nog niet ingeschreven hebben.
Desgewenst kan verstuurde bulkmail in het archief met verstuurde bulkmail worden opgenomen. Dit archief kan via www.SBOuitslagen.nl Raadplegen nieuwsbrieven geraadpleegd worden.

Koppelen chips
Indien een organisatie besluit met chips te werken kan met de module voor het koppelen van chips aan inschrijvingen er voor gezorgd worden dat


Chipadministratie (incl. incasso niet ingeleverde chips)
Deze module zorgt er voor dat vastgelegd wordt

Direct na het evenement kan een overzicht worden gemaakt waarin staat welke chip's in het bestand met de bij de finish geregistreerde chips zijn opgenomen, doch waaraan geen inschrijving is gekoppeld.
Mogelijke oorzaken dat chips op dit overzicht voorkomen kunnen zijn dat: Na verloop van tijd ontvangt de organisatie van ChampionChip een bestand met vermiste chips. Hierin staan de niet door de deelnemers ingeleverde chips waaronder koopkoopchips. Men kan een bestand (Excel) aanmaken t.b.v. een mailing naar die deelnemers met het verzoek de chip alsnog in te leveren. Doet men dit dan wordt de chipcode verwijderd uit het bestand met vermiste chips.
Uiteindelijk kan a.d.h.v. de bestanden met vermiste chips en inschrijvingen (waarin de betalingsgegevens staan) overgaan worden tot het incasseren van het verschuldigde bedrag voor de niet ingeleverde chip (koopprijs - huurprijs).
Ook bestaat de mogelijkheid om - indien er een borg voor de huurchip is betaald - een betalingsbestand (Clieop03) aan te maken voor het terugbetalen van de borg.

Uitslagenverwerking incl. publicatie op internet
Om in staat te zijn de uitslagen op een snelle en correcte manier te verzorgen is het van belang een aantal organisatorische maatregelen te nemen en daarover een goede communicatie te laten bestaan tussen de organisatie van een evenement en SBO Automation.
De volgende twee voorbeelden - maar er zijn vele varianten te verzinnen - illustreren dit.

  1. Stel een organisatie kent een loop over 21, 14 en 7 km. Starttijd 10:00 uur. Het parcours is 7 km lang en moet 1, 2 of 3 maal worden afgelegd. Het volstaat niet om o.b.v. de aan een deelnemer toegekende categorie en de gerealiseerde tijd een uitslag op te maken. Immers, een deelnemer kan ingeschreven hebben voor de 21 km maar besluiten na 14 km te stoppen. Stel dat hij een tijd realiseert van 1.20.05 uur over de 14 km. Deze tijd zou ook gelopen kunnen zijn over 21 km. Essentieel is het parcours zo op te bouwen dat de uitslag en dus de definitieve toewijzing aan een categorie gebaseerd wordt op
    • de laatst geregistreerde starttijd (bruto en netto)
    • het aantal keren dat de mat gepasseerd wordt waar alleen tussentijden geregistreerd worden
    • de eerst vastgelegde tijd op de mat waar de definitieve finishtijd wordt geregistreerd. Bij voorkeur is dit een andere mat om in staat te zijn zo snel mogelijk een uitslag te procuceren. Is de finish-mat een andere mat dan die waar de doorkomsten worden geregistreerd, dan kan met zekerheid de gelopen afstand worden bepaald direct nadat de finish-mat is gepasseerd.
  2. Stel een organisatie ken een loop over 16 en 10 km. Het parcours heeft de vorm van een 8. Er wordt onderin de 8 gestart. Op het hoogste punt moet een mat worden neergelegd worden om te controleren of iedere deelnemer die voor de 16 km heeft ingeschreven, dat punt daadwerkelijk passeert. Ook nu zal in samenspraak tussen de organisatie en SBO Automation een beslissing genomen moeten worden of
    • een deelnemer - die zich heeft ingeschreven voor de 16 km - gediskwalificeerd wordt wanneer er geen tussentijd is vastgelegd.
    • een nieuwe toewijzing in categorieën plaatsvindt o.b.v. het al dan niet passeren van de mat waar tussentijden worden geregistreerd.

De uitslagen bij een evenement worden door SBO Automation opgemaakt. Nog dezelfde avond worden de uitslagen op onze internetsite (www.SBOuitslagen.nl) gezet. Een organisatie dient eventueel op haar eigen site een link naar de betreffende pagina's op te nemen. Op die manier zijn de uitslagen een geïntegreerd onderdeel van de site van het betreffende evenement zonder dat de organisatie zich verder om publicatie van de uitslagen op internet hoeft te bekommeren.
Bij het raadplegen van de uitslagen kan men, nadat men een evenement geselecteerd heeft (niet nodig als de uitslagen direct vanaf de site van het betreffende evenement worden aangestuurd)

Afhankelijk van het soort uitslagen wordt een bepaald template voor het presenteren van de uitslagen aangestuurd. Zo worden bij de wedstrijdloop andere gegevens getoond dan bij de businessloop of de trimloop.

De uitslagen worden per categorie opgemaakt. Bij wedstrijdcategorieën is de uitslag gebaseerd op de brutotijd. De brutotijd krijgt men door van de werkelijke finishtijd het moment van het startschot af te trekken. De nettotijd is de werkelijke finishtijd verminderd met de werkelijke starttijd. Om te voorkomen dat een deelnemer niet in de uitslag wordt opgenomen wanneer de starttijd ontbreekt wordt in dat geval het moment van het startschot aangehouden als vervangende starttijd. De bruto- en nettotijd zullen dan aan elkaar gelijk zijn. Tevens zijn er in de programmatuur maatregelen genomen om er voor te zorgen dat als de werkelijke starttijd ligt voor het moment van het startschot, de werkelijke starttijd gelijk wordt aan het moment van het startschot. Deze situatie kan optreden als men bij de start al zo ver naar voren was opgedrongen dat een aantal lopers voor de startmat stonden in plaats van er achter.

Het opmaken van de uitslagen tijdens een evenement gebeurt volgens een - in samenspraak met de organisatie op te stellen - strak tijdschema.
Hierbij worden 3 stadia onderscheiden:
  1. Opmaken uitslagen voor de pers.
    De uitslag bestaat uit:
    • de eerst aankomende lopers (ongeveer 200) met vermelding van de klassering, de naam, de vereniging of het land, de brutotijd, de nettotijd en de categorie.
    • de eerst aankomende mannen met vermelding van de klassering, de naam, de vereniging of het land, de brutotijd, de nettotijd en de categorie.
    • de eerste aankomende vrouwen met vermelding van de klassering, de naam, de vereniging of het land, de brutotijd, de nettotijd en de categorie.
  2. Opmaken uitslagen voor de prijsuiteiking.
    De uitslag bestaat uit:
    • een uitslag per wedstrijdcategorie o.b.v. de tot een bepaald moment gefinishte lopers met vermelding van de klassering, de naam, de vereniging of het land, de brutotijd, de nettotijd een (eventuele tussentijd) en de categorie.
    • een teamuitslag per wedstrijdcategorie businessloop o.b.v. de tot een bepaald moment gefinishte lopers met vermelding van de klassering, de naam van het bedrijf en de som van de bruto- of nettotijden van de lopers die deze totaaltijd hebben gerealiseerd. Middels een op te geven variabele kan worden aangegeven hoeveel lopers bepalend zijn voor een teamuitslag. Bovendien kan men instellen of de bruto- dan wel nettotijd bepalend is voor de uitslag.
    • een individuele uitslag per wedstrijdcategorie businessloop o.b.v. de tot een bepaald moment gefinishte lopers met vermelding van de klassering, de naam van de loper, de naam van het bedrijf, de brutotijd en de nettotijd.
  3. Opmaken totaaluitslag. (o.a. t.b.v. uitslagen op internet).
    De uitslag bestaat uit:
    • een uitslag per wedstrijdcategorie met vermelding van de klassering, de naam, de vereniging of het land, de brutotijd, de nettotijd een (eventuele) tussentijd en de categorie.
    • een teamuitslag voor alle categorieën van de businessloop met vermelding van de klassering, de naam van het bedrijf en de som van de bruto- of nettotijden van de lopers die deze totaaltijd hebben gerealiseerd.
    • een teamuitslag voor alle categorieën van de businessloop met vermelding van de klassering, de naam van het bedrijf, de namen en bruto- of nettotijden van de lopers die bepalend zijn geweest voor de teamuitslag en hun individuele klassering, alsmede totaaltijd van het team. Daarnaast worden ook de resultaten van de overige teamleden vermeld.
    • een individuele uitslag per wedstrijdcategorie businessloop met vermelding van de klassering, de naam van de loper, de naam van het bedrijf, de brutotijd en de nettotijd.
    • een uitslag m.b.t. de prestatieloop met vermelding van de klassering, de naam van de loper, de woonplaats en de nettotijd.
De uitslagen worden geprint.
Op verzoek van de organisatie kunnen speciale overzichten / bestanden gemaakt worden. Zo worden voor de CPC-loop speciale bestanden aangemaakt t.b.v. publicatie van de uitslagen in de Haagsche Courant.
Ook zijn er faciliteiten opgenomen om een zgn. COMBI-klassement te maken waarbij een uitslag over meerdere evenementen gemaakt kan worden. (Voorbeeld: ATB-wedstrijd Egmond-Pier-Egmond en de Egmond Halve Marathon). Voor organisaties biedt dit interessante mogelijkheden om een bepaalde vorm van een samenwerkingsverband aan te gaan. (Zie ook bulkmail).

Een onderdeel van de uitslagenverwerking vormt ook dat stukje functionaliteit door middel waarvan het mogelijk moet zijn snel te analyseren waarom een deelnemer niet in de uitslag voorkomt. De ingang vormt het startnummer of de chipcode.

Afhankelijk van de categorie wordt bij het opmaken van de uitslag gebruik gemaakt van een template.
We kennen de volgende templates:
  1. wedstrijd
    • categorieën: HS, M40, M45, M50, M55, M60, M65, DS, V35, V40, V45, V50, V55.
  2. trimloop
    • categorieën: PL (trimloop), PW (trimloop KNAU-leden), PWM (trimloop KNAU-leden marathon), PWH (trimloop KNAU-leden halve marathon), PLM (trimloop marathon), PLH (trimloop halve marathon).
  3. businessloop teamuitslag wedstrijd (HTT (heren) of DTT (dames))
    • categorieën: HT (heren businessloop wedstrijdteam), HTH (heren businessloop wedstrijdteam halve marathon), HTM (heren businessloop wedstrijdteam marathon), DT (dames businessloop wedstrijdteam), DTH (dames businessloop wedstrijdteam halve marathon), DTM (dames businessloop wedstrijdteam marathon).
  4. businessloop teamuitslag recreatief (RTT)
    • categorieën: RT (businessloop recreatiefteam), RTH (businessloop recreatiefteam halve marathon), RTM (businessloop recreatiefteam marathon).
  5. businessloop wedstrijd individueel
    • categorieën: HT, HTH, HTM, DT, DTH, DTM.
  6. businessloop recreatief individueel
    • categorieën: RT, RTH, RTM.

Een template is evenement onafhankelijk en wordt gehanteerd bij het publiceren van de uitslagen op internet.
Niet alle genoemde categorieën hoeven bij een evenement voor te komen. Daarnaast kunnen ook nieuwe categorieën gedefinieerd worden. Deze moeten wel aan een template gekoppeld worden.

Template wedstrijd.
De volgende uitslag wordt opgemaakt:

Code evenement gevolgd door omschrijving
Categorie gevolg door omschrijving
Klassering Naam Vereniging Land Brutotijd Nettotijd Tussentijd
1 Wim v/d Berg AV Atos NL 1:04:01 1:03:55 0:38:23
2 Christ Chebolboch - ETH 1:04:21 1:03:57 0:38:28


Pagina 1 / 2 / 3 / 4

Records worden gesorteerd op brutotijd.


Template trimloop.
De volgende uitslag wordt opgemaakt:

Code evenement gevolgd door omschrijving
Categorie gevolg door omschrijving
Klassering Naam Woonplaats Land Nettotijd Tussentijd
1 Piet de Jong Heiloo NL 1:14:11 0:44:12
2 Ad Janssen Amsterdam NL 1:14:22 0:44:10


Pagina 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / 11 / 12 / 13 / 14 /15

Records worden gesorteerd op nettotijd.


Template businessloop teamuitslag.
De volgende uitslag wordt opgemaakt:

Code evenement gevolgd door omschrijving
Categorie gevolg door omschrijving
Klassering Bedrijf Teamnr Vestigingsplaats Land Totaaltijd
1 Corus Staal 0200 IJmuiden NL 4:09:15
2 Bouwfonds Wonen 0231 Hoevelaken NL 4:13:48


Pagina 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10

De lijst wordt opgemaakt door van de betreffende categorie de beste loper (laagste bruto- of nettotijd naar keuze) te selecteren en o.b.v. de verzameling die dan beschikbaar komt een uitslag op te maken door oplopend te sorteren op het veld TOTAALTIJD BEDRIJF.


Template businessloop teamuitslag recreatief.
De volgende uitslag wordt opgemaakt:

Code evenement gevolgd door omschrijving
Categorie gevolg door omschrijving
Klassering Bedrijf Teamnr Vestigingsplaats Land Totaaltijd
1 Corus Staal 0200 IJmuiden NL 4:09:15
2 Bouwfonds Wonen 0231 Hoevelaken NL 4:13:48


Pagina 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / 11 / 12 / 13 14 / 15

De lijst wordt opgemaakt door van de betreffende categorie de beste loper (laagste nettotijd) te selecteren en o.b.v. de verzameling die dan beschikbaar komt een uitslag op te maken door oplopend te sorteren op het veld TOTAALTIJD BEDRIJF.


Template businessloop wedstrijd individueel.
De volgende uitslag wordt opgemaakt:

Code evenement gevolgd door omschrijving
Categorie gevolg door omschrijving-individueel
Klassering Naam Bedrijf Vestigingsplaats Land Brutotijd Nettotijd Tussentijd
1 Theo Dirks Corus Staal IJmuiden NL 1:06:01 1:05:55 0:40:23
1 Bert de Jong TPG Post Amsterdam NL 1:06:44 1:06:15 0:40:59


Pagina 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / 11 / 12 / 13 14 / 15

De lijst wordt opgemaakt door van de betreffende categorie de beste loper (laagste bruto- of nettotijd overeenkomend met de voor de betreffende categorie gemaakte keuze) te selecteren en o.b.v. de verzameling die dan beschikbaar komt een uitslag op te maken door oplopend te sorteren op het veld TOTAALTIJD BEDRIJF.


Template businessloop recreatief individueel.
De volgende uitslag wordt opgemaakt:

Code evenement gevolgd door omschrijving
Categorie gevolg door omschrijving-individueel
Klassering Naam Bedrijf Vestigingsplaats Land Nettotijd Tussentijd
1 Jan Dekker Seignette Assendelft NL 1:14:01 0:43:18
1 Gerrit Voorthuizen SAB Catering BV Zwanenburg NL 1:14:44 0:43:01


Pagina 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / 11 / 12 / 13 14 / 15

De lijst wordt opgemaakt door van de betreffende categorie de beste loper (laagste nettotijd) te selecteren en o.b.v. de verzameling die dan beschikbaar komt een uitslag op te maken door oplopend te sorteren op het veld TOTAALTIJD BEDRIJF.

De uitslagenlijsten worden in blokken van 300 records opgemaakt.


Daarnaast kennen we nog templates voor:
  1. het raadplegen van de uitslag betreffende een bepaald evenement door een naam op te geven
  2. het raadplegen van de uitslagen betreffende een bepaald evenement door een vereniging of bedrijf op te geven
Ad. 1.
Op basis van de opgegeven achternaam wordt gezocht naar records die voldoen aan (het opgegeven gedeelte van) de achternaam. Op een zelfde wijze als bij het controleren worden alle lopers (gesorteerd op postcode) gepresenteerd. De velden die getoond moeten worden zijn: Wanneer een deelnemer geselecteerd wordt (klik op de betreffende naam), wordt het template Uitslag op naam gepresenteerd. Op dit scherm staat het door de loper gerealiseerde resultaat.

Template Uitslag op naam.
Naam: Jansen, Marja
Klassering Event.code Categorie Brutotijd Nettotijd Tussentijd Totaaltijd bedrijf
6580 DTD01 PW 1:44:58 1:44:03

Ad. 2.
Op basis van de opgegeven (volledige) verenigingsnaam wordt gezocht naar records die voldoen aan de verenigingsnaam. De records staan gesorteerd op postcode. De velden die getoond moeten worden zijn: Wanneer een deelnemer geselecteerd wordt (klik op de betreffende naam), wordt het template Uitslag op naam gepresenteerd. Op dit scherm staat het door de loper gerealiseerde resultaat. (Zie hiervoor).

Hierboven zijn de verschillende tijden al ter sprake gekomen. Nog even de verschillende tijden op een rijtje:
Onderdeel van de module uitslagenverwerking zijn functies die behulpzaam zijn bij het analyseren waarom een deelnemer niet in de uitslag voorkomt. A.d.h.v. het startnummer of de chipcode kan worden gekeken of Verder kan zichtbaar gemaakt worden welke bij de finish geregistreerde chipcodes niet voorkomen in de inschrijvingen. Daarbij kan een onderscheid gemaakt worden in voor- en na-inschrijvingen.

Op de pagina waar men de variabelen kan opgeven om de gewenste uitslag op te zoeken is ook een link opgenomen door middel waarvan men een formulier kan invullen op het moment dat men meent niet in de uitslag te zijn opgenomen. De mail wordt gestuurd naar het bij het evenement opgenomen emailadres.

Kencijfers
Voor het opgegeven evenement wordt een overzicht gemaakt waarop ondermeer per categorie de volgende gegevens worden gepresenteerd:

  1. aantal inschrijvingen
  2. bedrag inschrijfgeld
  3. geïncasseerde bedrag
  4. nog te incasseren bedrag
  5. aantal bestelde T-shirts maat S
  6. aantal bestelde T-shirts maat M
  7. aantal bestelde T-shirts maat L
  8. aantal bestelde T-shirts maat XL
  9. aantal bestelde buskaartjes
  10. aantal bestelde treinkaartjes
  11. aantal bestelde foto's
  12. aantal bestelde videobanden
  13. aantal bestelde uitslagenbladen
  14. aantal huurchips
  15. aantal koopchips
  16. aantal eigenchips
  17. aantal voorinschrijvingen voor de betreffende categorie
  18. aantal voorinschrijvingen van buitenlanders voor de betreffende categorie
  19. aantal na-inschrijvingen voor de betreffende categorie
  20. aantal inschrijvingen van KNAU-leden voor de betreffende categorie
  21. aantal gratis inschrijvingen voor de betreffende categorie
  22. aantal inschrijvingen met een kortingsregeling voor de betreffende categorie
  23. aantal geannuleerde inschrijvingen voor de betreffende categorie

Controles / overzichten
In de programmatuur kunnen ondermeer de volgende controles worden uitgevoerd:


De overzichten kunnen geëxporteerd en geprint worden.

Daarnaast kunnen ondermeer de volgende overzichten gemaakt worden: Middels een standaard query die door de gebruikers aangepast kan worden, kunnen vragen van uiteenlopende aard worden beantwoord.

Beheer stamgegevens
Als stamgegevens worden aangemerkt:

Het gaat daarbij om stamgegevens in de applicatie, alsmede om gegevens waarbij parameters worden opgegeven die sturen welke velden op de schermen van het inschrijfformulier op internet moeten worden getoond. De stamgegevens worden door SBO Automation onderhouden. Bij het verstrekken van een licentie voor het gebruik van de applicatie zijn de stamgegevens conform de wens van de organisatie van een evenement opgenomen.

Planning medewerkers
Een module voor het inplannen van medewerkers op allerlei onderkende taken is in ontwikkeling. Naar verwachting kan in 2003 van deze module gebruik gemaakt gaan worden.

Saneren basisbestand
Verschillende organisaties maken gebruik van de applicatie. Dit betekent dat deelnemer A die zich aanmeldt voor evenement 1 en nog niet in het centrale running bestand voorkwam, wordt toegevoegd door de organsatie van evenement 1. Tegelijkertijd kan hetzelfde gebeuren wanneer deelnemer A zich inschrijft voor evenement 2. Beide mutaties worden op enig moment doorgevoerd in een centrale database die door SBO Automation wordt beheerd. Het gevolg van een en ander is dat deelnemer A met 2 verschillende registratienummers (basisnummers) in de centrale database (runningbestand) voorkomt.
Periodiek wordt door SBO Automation de module geactiveerd die er voor zorgt dat dubbelingen in het runningbestand zoveel mogelijk worden verwijderd. Alle inschrijvingen die gekoppeld zijn aan het basisrecord dat wordt verwijderd worden gekoppeld aan het basisrecord van de betreffende deelnemer dat na sanering van het basisbestand is overgebleven. Eeenzelfde actie wordt ook uitgevoerd m.b.t. de uitslagen en nog niet verwerkte internetinschrijvingen.

Systeemeisen
Om het programma zonder problemen te kunnen draaien wordt aanbevolen de applicatie te installeren op een machine met


De applicatie kan zo wel lokaal als in een netwerk gebruikt worden.